Webbplatser har under senare år blivit den viktigaste informationskanalen för många organisationer.

För myndigheter i Sverige gäller att myndighetens webbsidor är allmänna handlingar och därför skall bevaras. Begreppet ”allmän handling” definieras i tryckfrihetsförordningen (TF kap 2 § 3) på detta sätt:

”Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.”

Ett omfattande regelverk styr hanteringen av allmänna handlingar hos svenska myndigheter. För att kunna gallra bort handlingar krävs gallringsbeslut, i annat fall ska de bevaras.

Riksarkivet beskriver det enligt följande:

”Webbplatser, interna samt externa, är av myndigheten upprättade allmänna handlingar.”

”Allmänna handlingar som är inkomna till eller upprättade hos en myndighet ska bevaras i ursprungligt skick.”

”Detta innebär att de över tiden ska kunna presenteras med samma innehåll och form som de hade när de kom in till eller upprättades hos myndigheten. Alla åtgärder som medför förlust av betydelsebärande data samt möjligheterna att bedöma om en handling är äkta och i ursprungligt skick räknas som gallring.”

Riksarkivet ger exempel på olika programvaror som kan användas men betonar också att enbart användandet av en specifik programvara inte garanterar ett godtagbart resultat utan att man måste ta hänsyn till hur en webb är konstruerad.

Förutom att följa lagar och förordningar är syftet med att bevara handlingar i arkiv också att de ska finnas kvar för framtida forskare. Bevarade webbsidor kommer att vara en guldgruva för framtida forskare som vill undersöka områden som trender, användningen av teknik, språkets utveckling, hur människan levde, förändringar i myndigheters ansvar och tjänster, e-tjänsters utveckling o.s.v.

Bevarande av webbplatser kan även göras av andra orsaker, som till exempel:

• Webbsidorna kan ha ett stort juridiskt värde genom att organisationen i en eventuell juridisk process kan bevisa vad som har och inte har varit publicerat på vid en viss tidpunkt.
• Information som finns på webbsidor existerar ofta inte i annan form. Bevarat material kan bygga upp kunnande, analyseras och återanvändas för att effektivisera verksamheten.
• Studier av historiska webbsidor kan ge en kontinuerlig överblick över vad som hänt inom organisationen över tiden och leda till ökad trovärdighet för organisationen som informationsspridare.
• Webbplatser växer snabbt om ingenting tas bort. Efter arkivering kan gamla sidor raderas så att den information som finns kvar är aktuell och konsekvent.
• Bevarade webbplatser kan levereras till arkiv men fortfarande vara möjligt att söka i.
• Insamlad information kan användas som grund för mätningar och analyser, till exempel för att utvärdera hur man lyckats med marknadsföringsinsatser.